Conditions d’exécution spécifiques aux prestations de traitement physique et dématérialisé de coupons de réduction – Applicable à compter du 01/01/2020

Les présentes conditions spécifiques (ci-après les « Conditions spécifiques ») ont pour objet de préciser les conditions dans lesquelles HIGH CO DATA, société par actions simplifiée, au capital de 636 966 €, dont le siège social est à Aix-en-Provence, immatriculée sous le numéro 403 096 670 (RCS Aix-en-Provence) (ci-après « le Prestataire ») fournit au Client des prestations de Traitement physique et/ou dématérialisé de Coupons de réduction ci-après « les Prestations », que le Client lui confie, et dont le remboursement est demandé par les Distributeurs. Toute commande de Prestations de Traitement des Coupons de Réduction par le Client emporte l’acceptation expresse et sans réserve par le Client des présentes Conditions spécifiques et des Conditions générales de vente du Prestataire, à l’exclusion de toutes autres conditions émises par le Client, même antérieures en date, sous réserve des conditions particulières expressément acceptées par le Prestataire. En cas de contradictions entre les présentes Conditions spécifiques et les Conditions générales de vente du Prestataire, les dispositions des présentes Conditions spécifiques prévalent.

1) DEFINITIONS

Coupon de Réduction : toute réduction immédiate valable dans un ou plusieurs réseau(x) de Distributeur(s), donnant droit à une réduction contre l’achat du produit en promotion, dont le traitement est confié au Prestataire. Cette réduction est véhiculée soit :

Par un Support Dématérialisé (coupon sur le téléphone mobile, sur la carte de fidélité, sur le self scanning etc…) (ci-après les « Coupons Dématérialisés »),
Par un Support Matériel comportant la mention « •Traitement ScanCoupon• » (coupon On pack, carnet de coupons, coupon en caisse, …) (ci-après les « Coupons Papier »).

Débours : les montants versés par le Prestataire au nom et pour le compte du Client aux distributeurs (valeurs faciales, indemnités de manipulation et frais de port le cas échéant, etc.).
Distributeurs : l’ensemble des distributeurs ayant accepté et compensé les Coupons de Réduction utilisés par les consommateurs dans leurs points de vente, et comprenant :

Des « Distributeurs Adhérents » qui désignent les Distributeurs ayant contractuellement confié au Prestataire le soin de collecter, trier et traiter les Coupons de Réduction utilisés par les consommateurs dans leurs magasins.
Des « Distributeurs Non Adhérents » qui désignent les Distributeurs ayant confié à un autre centre de traitement le soin d’effectuer la collecte, le tri et les traitements des Coupons de Réductions utilisés par les consommateurs dans leurs magasins.

Indemnité de manipulation : la somme versée par le Client au Prestataire, destinée aux Distributeurs afin de les indemniser au titre des opérations de prise en charge des Coupons de Réductions utilisés par les consommateurs aux caisses de ses magasins. Les prestations de Traitement des Coupons de Réduction consistent pour le Prestataire à traiter :

Dans le cadre du Traitement Physique : les Coupons Papier compensés aux caisses des Distributeurs et renvoyés par ces derniers au Prestataire via des colis contenant lesdits coupons physiques,
Dans le cadre du Traitement Dématérialisé : les Coupons Papier et Dématérialisés compensés aux caisses des Distributeurs et renvoyés par ces derniers au Prestataire, via des fichiers informatiques contenant les données relatives auxdits coupons.

2) CONDITIONS D’EXECUTION SPECIFIQUES AUX ACTIVITES DE TRAITEMENT DE COUPONS DE REDUCTION

Enregistrement des Coupons de réduction
Le Client qui confie le traitement de ses Coupons de Réduction au Prestataire s’engage, pour chaque Opération, à lui adresser par e-mail au minimum quinze (15) jours avant le démarrage de la diffusion du Coupon de Réduction correspondant, une Fiche intitulée « Fiche d’Enregistrement Coupon » comportant obligatoirement les informations suivantes : Nom du Client, Libellé de l’opération, Libellé du Coupon, Numéro de bon de commande (si exigé par le Client sur les factures émises par le Prestataire), Nom du ou des Distributeur(s) où sont diffusés les Coupons ou à défaut il sera indiqué « toutes enseignes », Validité géographique, Valeur faciale, Taux de TVA, Code du (ou des) produit(s) sur lequel porte la réduction, Période de validité, Quantité émise, Mode de diffusion, Estimation du taux de remontée, Cachet et signature du Client, le cas échéant, informations de marketing direct d’envoi. Le client peut faire appel à une société tierce aux fins de transmettre au Prestataire les informations obligatoires susmentionnées pour chaque Opération. Dans ce cas, les modalités et format de transmission seront établis d’un commun accord entre le Prestataire et le tiers dans un document intitulé (« Support Spécifique d’Enregistrement Coupon »). La responsabilité du Prestataire ne saurait être engagé en cas de défaillance de la société tierce. Le taux de remontée estimé mentionné ci-dessus dépend du mode de diffusion du Coupon de Réduction. Le taux de remontée estimé ne peut pas être inférieur au taux indiqué dans le tableau en Annexe 1 des présentes Conditions spécifiques. L’envoi ou la réception de la Fiche d’Enregistrement Coupon ou du Support Spécifique d’Enregistrement Coupon par courrier ou courrier électronique ou tout autre moyen de transmission établi d’un commun accord vaut engagement du Client. L’envoi ou la réception de la Fiche d’Enregistrement Coupon ou du Support Spécifique d’Enregistrement Coupon dûment complétée des renseignements relatifs à l’opération vaut mandat du Client donné au Prestataire, de rembourser aux Distributeurs, au nom et pour le compte du Client, le montant des valeurs faciales des Coupons de Réduction et toute autre somme définie entre le Distributeur et le Client, dont le traitement est confié au Prestataire. Le Prestataire se réserve la possibilité de refuser de traiter des Coupons de Réduction du Client notamment dans l’hypothèse où lesdits Coupons de Réduction comporteraient un risque de fraude important (valeur faciale trop élevée, mode de diffusion particulier, support et diffusion non sécurisés, etc.) ou dans l’hypothèse d’un litige sur le paiement par le Client de factures de frais de gestion et/ou d’appels de fonds et/ou de factures sur débours du Prestataire et/ou tous autres motifs qui seraient justifiés par le Prestataire. Dans le cas d’opérations assurées, le Client s’engage à en informer le Prestataire au minimum 30 jours avant la diffusion desdits Coupons de Réduction. L’ensemble des informations figurant sur la Fiche d’Enregistrement ou sur le Support Spécifique d’Enregistrement Coupon sont fournies par le Client sous sa seule responsabilité. En cas de fourniture d’informations erronées, le Prestataire sera dégagé de toute responsabilité. Le Client reconnaît expressément qu’il est seul responsable de la conception et de l’organisation de chacune de ses Opérations objet des Prestations, le Prestataire se bornant à une exécution matérielle des Prestations dans les conditions définies dans les présentes Conditions spécifiques.

Présentation des Coupons de réduction
Le Client est seul responsable de la présentation, du contenu et de la codification de ses Coupons de Réduction. Chaque Coupon de Réduction du Client doit obligatoirement comporter au minimum les éléments suivants :

Un code coupon et un code à barres, accompagnés de la mention « •Traitement ScanCoupon• » fourni par Le Prestataire pour les Coupons Papier,
La valeur faciale du coupon,
La date de fin de validité du coupon,
Les conditions de validité claires et lisibles,
La limitation géographique,
Le nom du ou des Distributeur(s) où est diffusé le Coupon de Réduction s’il n’est pas valable dans toutes les enseignes,
Le nom, l’adresse et le numéro RCS du Client,
Une photo, ou le nom ou la marque du ou des produits promus.

Le Client reconnaît avoir eu communication des règles de bon usage du couponnage, disponibles en Annexe 2 des présentes Conditions spécifiques, recommandées par le Prestataire et s’engage à les respecter. En confiant le traitement de ses Coupons de Réduction au Prestataire, le Client confie automatiquement au Prestataire le soin d’attribuer un code coupon qu’elle aura librement déterminé sous sa responsabilité, pour chaque Coupon de Réduction du Client destiné à être diffusé. Chaque Coupon de Réduction pourra également comporter un code marketing direct. Dans ce cas, le Client devra fournir la longueur (notamment le nombre de caractères numérique, alphanumérique, clé de contrôle…) du code marketing qui sera imprimé. Le Client pourra également apposer toute autre information en ayant averti préalablement le Prestataire. Dans ce cas, un devis complémentaire de prestations pourra être établi.

Codification des Coupons de réduction
En fonction du mode d’émission du Coupon de Réduction, le Client devra appliquer les règles de codification en vigueur avec l’émetteur et/ou le Distributeur et choisir l’une des modalités suivantes d’obtention des codes coupons :

Soit demander au Prestataire les codes coupons (codes 128) pour chaque Coupon de Réduction destiné à être diffusé,
Soit obtenir auprès de GS1 France les codes EAN 13 coupon pour chaque Coupon de Réduction destiné à être diffusé,
Soit confier à un prestataire le soin d’obtenir auprès du Prestataire (pour les codes 128) ou auprès de GS1 France (pour les codes EAN 13 coupon) les codes correspondant aux Coupons de Réduction destinés à être diffusés,
Soit confier au Prestataire le soin d’obtenir auprès d’un tiers les codes coupons correspondant aux Coupons de Réduction destinés à être diffusés.

Diffusion des Coupons de Réduction
Le Client est seul responsable de la diffusion et du mode de diffusion de ses Coupons de Réduction auprès des consommateurs. Le Client est responsable des informations qu’il transmet au Prestataire ainsi qu’au Distributeur, ou au prestataire, en charge de l’émission des Coupons de Réduction. Il veille également à la bonne exécution des promotions en point de vente qui incombe au Distributeur.

Réception des Coupons de Réduction
La réception des Coupons Papier à Traitement Physique Le Prestataire réceptionne les colis de Coupons Papier (ci-après les « Colis ») qui lui sont adressés par les Distributeurs ou par les autres centres de traitement pour les Distributeurs Non Adhérent. En conséquence, le Prestataire sera dégagé de toute responsabilité en cas de retard ou de tout problème d’acheminement des Colis. La réception des Coupons de Réduction à Traitement Dématérialisé Le Prestataire réceptionne les fichiers informatiques des Coupons de Réduction compensés en caisses correspondant aux transactions effectuées par le Distributeur, (ci-après les « Fichiers des Coupons à Traitement Dématérialisé ») qui lui sont adressés par les magasins des Distributeurs ayant conclu un accord de partenariat avec le Prestataire ou par les autres centres de traitement. Le client peut faire appel à une société tierce aux fins de transmettre au Prestataire Fichiers des Coupons à Traitement Dématérialisé. Dans ce cas précis, les modalités et format de transmission des Fichiers des Coupons à Traitement Dématérialisé seront établis d’un commun accord entre les parties. La responsabilité du Prestataire ne saurait être engagé en cas de défaillance de la société tierce. En conséquence, le Prestataire sera dégagé de toute responsabilité en cas de retard ou de tout problème de transmission des Fichiers des Coupons à Traitement Dématérialisé. Il est entendu que le Prestataire n’est pas responsable des informations contenues dans les Fichiers des Coupons à Traitement Dématérialisé qui lui sont fournis et en conséquence, de toute erreur, omission ou autre anomalie qui y figureraient.

Comptage des Coupons de Réduction
Le Prestataire effectue, pour chaque Colis de Coupons Papier et /ou de Fichier des Coupons à Traitement Dématérialisé ainsi reçus, le contrôle et le comptage des Coupons de Réduction compensés en caisse des magasins et procède au traitement de ces Coupons de Réduction en fonction des informations figurant sur les Fiches d’Enregistrement Coupons transmises par le Client, le Prestataire contrôle les éléments suivants, dans la mesure où elle dispose des informations nécessaires pour effectuer ces contrôles :

L’existence du code coupon dans ses systèmes informatiques,
La valeur faciale du coupon,
La date de fin de validité du coupon,
La validité géographique,
La validité enseigne,
Les faux codes correspondant à des faux Coupons de Réduction, dans le cadre d’un Traitement Physique des Coupons Papiers.

Cette liste peut faire l’objet d’évolution et être complétée en accord avec le Client. Le Prestataire n’est pas tenue d’une obligation de veille sur d’éventuelles pratiques d’utilisation non conforme par des tiers, des Coupons de Réduction. Toute anomalie relevée à la première remontée du Coupon de Réduction (anomalie sur la valeur faciale, sur le code à barres, sur la date de validité) par le Prestataire concernant un Coupon de Réduction dont le traitement est confié au Prestataire sera immédiatement signalée au Client, lequel devra impérativement donner ses instructions au Prestataire sur ledit coupon dans le délai de 2 jours ouvrés. Selon les instructions données par le Client, le Coupon de Réduction pourra faire l’objet d’une surfacturation soit selon les conditions définies dans la grille tarifaire mentionnée à l’article 8 des présentes Conditions Générales, soit selon un devis spécifique. A défaut de réponse du Client dans ce délai, ledit coupon sera remboursé à la Distribution et facturé au Client. Si le Prestataire détecte une nouvelle série de réimpression du Coupon de Réduction (notamment via de nouvelles périodes de validité), Le Prestataire en informera le Client par e-mail et lui demandera de lui fournir le nombre effectif de Coupons émis, afin de pouvoir ajuster le reporting de l’Opération, et d’émettre les demandes de provisions sur débours correspondantes. Sans réponse de la part du Client dans un délai de cinq (5) jours ouvrés à compter de la date d’envoi de l’e-mail d’alerte, le Prestataire se réserve le droit d’augmenter la quantité de Coupons émis initialement communiquée par le Client. Si le compte du Client fonctionne avec demandes de provision, ceci entrainera l’émission automatique d’une demande de provision sur débours complémentaire.

Remboursement des Coupons de Réduction
Le Prestataire établit un décompte de l’ensemble des Coupons de Réductions mentionnant les informations suivantes (ci-après le « Décompte ») :

A partir de ce Décompte, le Prestataire établit un bordereau de paiement destiné aux Distributeurs correspondant aux sommes dues à ces derniers en considération du nombre de Coupons de Réduction traités et validés par Le Prestataire et de leur valeur faciale (ci-après le « Bordereau de Paiement »). Sur la base de ce Bordereau de Paiement et sous réserve que l’avance de fonds sur Débours visée à l’article 3 des Conditions Générales de Services soit suffisante, le Prestataire adresse aux Distributeurs, au nom et pour le compte du Client, le règlement correspondant et couvrant pour chaque Coupon de Réduction :

La valeur faciale figurant sur la Fiche d’Enregistrement,
L’indemnité de manipulation fixée par le Prestataire,
Toute autre somme définie entre le Distributeur et le Client,
Les Frais de port dans le cadre d’un Traitement Physique des Coupons Papiers.

Le Prestataire demande systématiquement aux magasins Distributeurs certains renseignements lui permettant de faire des contrôles sur l’identité des points de vente. Si les renseignements demandés au point de vente ne sont pas adressés au Prestataire dans un délai convenu, ou en l’absence de transmission de son IBAN BIC, le Prestataire ne traitera pas les coupons adressés par ledit point de vente et procèdera à leur destruction. Toute difficulté, doute ou litige autre que ceux listés à l’article « Comptages des Coupons de Réduction » des présentes conditions spécifiques, de quelque nature que ce soit, sera communiqué le jour même de sa prise de connaissance par le Prestataire au Client. Le Prestataire suspendra alors automatiquement le remboursement dans l’attente d’une clarification ou d’une décision du Client sur le litige. Le Client s’engage à donner une réponse sur le litige et la marche à suivre dans un délai de quinze (15) jours. A défaut de réponse du Client dans ce délai, les Coupons de Réduction seront remboursés à la Distribution et feront l’objet d’une facturation. Dans le cas où le Client aurait notifié dans ce délai son refus de rembourser les Coupons de Réduction concernés, ceux-ci ne seront pas remboursés à la Distribution et comporteront la mention « refus industriel ». Ces Coupons de Réduction, et tous autres Coupons de Réduction dont le remboursement est refusé à la demande du Client, feront l’objet d’une facturation.

Retour, stockage et destruction des Coupons de réduction
Les Coupons Papier, faisant l’objet d’un Traitement Physique, destinés à d’autres centres de traitement seront adressés auxdits centres de traitement. Les Coupons de Réduction, faisant l’objet d’un Traitement Dématérialisé, destinés à un autre centre de traitement lui seront adressés, lorsque cela est prévu dans le contrat qui lie le Distributeur au Prestataire. Le Prestataire s’engage à stocker l’ensemble des Coupons Papier et /ou Fichiers des Coupons à Traitement Dématérialisé reçus des Distributeurs ou de leur prestataire dont le traitement lui est confié durant trois (3) mois après leur traitement pour les Coupons Papier et de leur réception pour les fichiers dématérialisés. Pendant la période de stockage avant destruction, les Coupons Papier seront conservés dans un local prévu à cet effet, verrouillé et sous alarme. Le Prestataire se réserve le droit de confier le stockage à un prestataire, dans ces mêmes conditions, ce que le Client accepte expressément.

Statistiques
Les remontées et statistiques concernant l’ensemble des Coupons de Réduction du Client traités par le Prestataire sont mises à jour régulièrement par le Prestataire et consultables par le Client, au moyen de son code personnel confidentiel, sur le site https://portail-annonceurs.highco-data.fr/login. Le Prestataire conserve les données de remontées et de statistiques pendant 12 mois après la date de fin de validité du coupon sur le site. Passé ce délai, et si les remontées sur les trois (3) derniers mois ont été nulles, ces données ne seront plus disponibles sur le site et seront archivées.

3) CONDITIONS FINANCIERES SPECIFIQUES AUX ACTIVITES DE TRAITEMENT DE COUPONS DE REDUCTION

Tarifs
Les tarifs du Prestataire sont disponibles sur simple demande sous la forme d’une grille tarifaire. Sauf indication contraire, les tarifs sont applicables du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours et pourront être modifiés par le Prestataire le 1er janvier de chaque année. Le coût de gestion forfaitaire par coupon inclut :

Les coûts de traitement du Prestataire,
L’indemnité de manipulation versée au Distributeur,
L’accès aux statistiques
Les frais bancaires et les frais de télécommunication pour effectuer les remboursements au Distributeur,
Le remboursement au Distributeur des frais d’expédition des Coupons Papier,
Toute autre somme définie entre le Distributeur et le Client.

Le tarif applicable (cf. la grille tarifaire) au Client est déterminé en fonction du volume total de Coupons de Réduction remboursés à la Distribution au cours des douze (12) mois précédents. Lors de la première inscription, il sera demandé au Client un justificatif des volumes traités pour son compte au titre de l’année précédente. Tout surcoût de traitement lié notamment à des Coupons de Réduction non conformes pourra être facturé au Client conformément aux informations qui lui auront été préalablement communiquées. Un minimum de facturation sera systématiquement appliqué pour toutes factures de frais de gestion n’atteignant pas un minimum requis. Le montant de ce minimum de facturation est déterminé dans la grille tarifaire du Prestataire. Toute prestation autre que la prestation de traitement des Coupons de Réduction (notamment analyse spécifique des remontées, établissement de bases de données, etc.) que le Client souhaiterait confier au Prestataire devra faire l’objet d’un Devis complémentaire.

Modalités de paiement des frais de gestion
Les factures de frais de gestion sont établies mensuellement par le Prestataire sur la base du nombre effectif de Coupons de Réduction traités par le Prestataire entre le premier et le dernier jour ouvré de chaque mois et du tarif applicable au Client.

Modalités de paiement des Débours
Afin de permettre au Prestataire de rembourser à la Distribution les valeurs faciales des Coupons de Réduction du Client, ce dernier devra obligatoirement verser, par chèque ou virement une avance de fonds sur débours par Opération. Si le Prestataire ne détient pas les avances de fonds sur Débours correspondant à chaque opération de couponing du Client, les Coupons de Réduction de cette opération ne pourront pas être traités par le Prestataire et le PRESTATAIRE se réserve la possibilité de ne pas les rembourser à la Distribution. Le Client devra verser au Prestataire, au plus tard quinze (15) jours avant le démarrage de chaque Opération de diffusion des Coupons de Réduction, une avance de fonds sur débours correspondant à la demande de provision sur débours émise par le Prestataire et calculée comme suit : Nombre de Coupons de Réduction émis x taux de remontée estimé x valeur faciale unitaire En cours d’opération, si le solde du Client est débiteur au titre des Débours, le Prestataire établira une demande d’avance de fonds sur Débours complémentaire. Sur demande expresse du Client, le Prestataire lui restituera les fonds relatifs à tout solde créditeur pour les opérations clôturées ou terminées, sous réserve d’un solde créditeur pour toutes les opérations du Client confondues au titre des valeurs faciales. Les Parties pourront convenir de modalités de versement des avances sur débours différentes de celles prévues dans le cadre des présentes Conditions spécifiques, uniquement dans le cadre de conditions particulières. Dans ce cas, il est entendu entre les Parties que les conditions particulières prévalent sur les conditions générales de service.

ANNEXE 1 : TAUX DE REMONTEE MINIMUM PAR MODE DE DIFFUSION

ANNEXE 2 : RÈGLES DE BON USAGE DU COUPON DE RÉDUCTION

Mentions légales et obligatoires pour garantir la validité d’un coupon de réduction en caisse
1. Montant de la réduction. 2. Date de fin de validité. 3. Nom, adresse et RCS de l’émetteur. 4. Visuel du produit. 5. Modalités d’application de la réduction : produit, conditions claires et lisibles, limitation géographique, limitation d’enseigne le cas échéant. 6. Code et mention • Traitement ScanCoupon • encadrée de deux ronds noirs indispensables pour identifier le centre de traitement habilité à traiter le bon et faciliter le scanning en caisse.

Structure du code HighCo Data
Le code HighCo Data possède une charte graphique facilement reconnaissable et contrôlable par les hôtesses de caisse. Le code HighCo Data est composé de 13 chiffres.

Le code-barres est un code 128.
Il inclut la valeur faciale cryptée.
La mention • Traitement ScanCoupon •, encadrée de deux ronds noirs, reste indispensable pour identifier le centre de traitement habilité à traiter le bon.

Le code HighCo Data peut être concaténé avec un code MD (code numérique identifiant consommateur) pour vos campagnes de marketing direct.