Conditions spécifiques aux prestations de gestion d’opérations promotionnelles – Applicable à compter du 01/01/2020

Les présentes conditions spécifiques (ci-après les « Conditions spécifiques ») ont pour objet de préciser les conditions dans lesquelles HIGH CO DATA, société par actions simplifiée, au capital de 636 966 €, dont le siège social est à Aix-en-Provence, immatriculée sous le numéro 403 096 670 (RCS Aix-en-Provence) (ci-après « le Prestataire ») fournit au Client des prestations de Gestion d’opérations promotionnelles (offres de remboursement, primes, jeux, etc.) (ci-après « les Prestations »), que le Client lui confie. Toute commande de Prestations de Gestion d’opérations promotionnelles par le Client emporte l’acceptation expresse et sans réserve par le Client des présentes Conditions spécifiques et des Conditions générales de service du Prestataire, à l’exclusion de toutes autres conditions émises par le Client, même antérieures en date, sous réserve des conditions particulières expressément acceptées par le Prestataire. En cas de contradictions entre les présentes Conditions spécifiques et les Conditions générales de service du Prestataire, les dispositions des présentes Conditions spécifiques prévalent.

1) DEFINITIONS

Débours : montants versés par le Prestataire au nom et pour le compte du Client aux consommateurs et/ou distributeurs tels que notamment les valeurs faciales, indemnités de manipulation, frais de port le cas échéant, etc.

Gestion d’opérations promotionnelles : prestations de mise en place et de gestion d’opérations de marketing opérationnel (offres de remboursement, primes, jeux, etc.) (ci-après la/les « Opération(s) ») à destination des consommateurs et des distributeurs-revendeurs ainsi que toutes autres prestations associées (développement de sites internet ad hoc, conseil, propositions de mécaniques promotionnelles, etc.) telles que détaillées dans les Devis correspondants. Au titre de ses Prestations de Gestion d’opérations promotionnelles le Prestataire s’engage notamment à regrouper, trier et contrôler les demandes de participation des consommateurs ou distributeurs-revendeurs à l’Opération (ci-après les « Demandes de participation ») et (i) soit à leur en rembourser la valeur faciale, au nom et pour le compte du Client, (ii) soit à leur transmettre les dotations prévues.

2) CONDITIONS D’EXECUTION SPECIFIQUES AUX ACTIVITES DE GESTION D’OPERATIONS PROMOTIONNELLES

Enregistrement des Opérations
Préalablement à la mise en route de toutes Prestations, Le Client transmet au Prestataire les informations concernant l’Opération à venir (mécanique promotionnelle, volumes, valeur faciale à rembourser, mode de diffusion, etc.). Sur la base de ces informations, le Prestataire établit un Devis écrit fixant :

Les modalités et les délais de réalisation des Prestations de l’Opération,
Les montants hors taxes des coûts des Prestations (frais fixes et frais variables),
Le cas échéant, une estimation du nombre de demandes de participations adressées au Prestataire par les consommateurs ou distributeurs/revendeurs, réalisée d’un commun accord entre le Prestataire et le Client (ci-après « Estimation des Remontées »).

Le Client doit fournir au Prestataire, après acceptation du Devis, un descriptif précis et exhaustif des conditions de participation du consommateur à l’Opération et reprenant tous les éléments et les documents nécessaires à la bonne exécution des Prestations (ci-après le « Descriptif »). Le Client s’engage à adresser au Prestataire, au plus tard quinze (15) jours avant la première diffusion de l’Opération, tous les supports définitifs de l’Opération.

Estimations des remontées
L’estimation du nombre de remontées pour une Opération, est faite d’un commun accord entre le Prestataire et le Client en tenant compte notamment du nombre de supports véhiculant l’Opération (produits, supports publicitaires) de la mécanique, du volume porteur ou estimatif de vente sur la période, des éventuelles dotations proposées au consommateur et de l’importance du montant du remboursement proposé aux Participants, en fonction des informations communiquées par le Client et des informations en possession du Prestataire pour des opérations similaires. Compte tenu du nombre et de la complexité des paramètres à prendre en compte, dont certains relèvent exclusivement des choix spécifiques du Client, les taux de remontées indiqués sur le Devis n’ont qu’un caractère indicatif. La responsabilité du Prestataire ne saurait en aucun cas être engagée en cas de différence constatée entre ces estimations et les taux de remontées effectifs.

Traitement des Demandes de participation
Le Prestataire récupère les Demandes de participation de la part des consommateurs ou distributeurs-revendeurs participants à l’Opération (ci-après les « participants »). En conséquence, le Prestataire sera dégagé de toute responsabilité en cas de retard ou de tout problème d’acheminement desdites Demandes de participation. Le Prestataire contrôlera, dans la mesure où il dispose des informations nécessaires pour effectuer ces contrôles, le respect par les Participants des modalités de participation propre à chaque Opération telles que décrites dans les Devis et Descriptif correspondants. Le Prestataire considèrera comme non conforme les Demandes de participation des Participants qui ne remplissent pas les conditions de validité convenues entre les Parties telles que mentionnées dans le Devis et le Descriptif. Toutefois, dans le cas de Demandes de participation incomplètes et si le Participant a fourni la preuve d’achat, le Client laisse le Prestataire apprécier la validité de la Demande de Participation. Dans l’hypothèse où le Client souhaite instaurer une limitation de participation des Participants aux Opérations, le Prestataire a mis en place une procédure de contrôle permettant de détecter les doublonnages suivants :

Identification de saisies/envois multiples d’un RIB/RIP identique pour une même Opération,
Identification de saisies/envois multiples d’un code de remboursement identique sous réserve que le Client ait opté pour des codes évolutifs (aucun code semblable).

Les obligations et la responsabilité du Prestataire, dans le cadre de participations multiples, se limiteront à la procédure de contrôle précitée, quelles que soient les modalités de limitations de participation annoncées aux Participants sur les supports de l’Opération. Dans le cas d’opérations assurées ou de demandes spécifiques du Client, notamment en matière de sécurisation, il sera possible d’étendre la procédure de contrôle à des points supplémentaires (par exemple : nom, adresse, ticket de caisse…). Dans ce cas, la détection des doublons ne s’effectue qu’en présence de données rigoureusement identiques (orthographe, …).

Remboursement aux Participants ou envoi des dotations Remboursement de la valeur faciale aux Participants Sous réserve que l’Avance de Fonds sur Débours soit suffisante, le Prestataire adresse aux Participants, au nom et pour le compte du Client, le règlement correspondant et couvrant pour toute Demande de participation :

Le remboursement de la valeur faciale : A ce titre, le Client mandate le Prestataire à l’effet de rembourser, en son nom et pour son compte, aux Participants, la valeur faciale prévue dans le cadre de l’Opération. Le Prestataire demande systématiquement aux Participants certains renseignements lui permettant de faire des contrôles sur leur identité. Si les renseignements demandés ne sont pas adressés au Prestataire, il ne traitera pas les Demandes de participation et procèdera à leur destruction.
Le remboursement des Frais de port : A ce titre, le Client mandate le Prestataire à l’effet de régler, en son nom et pour son compte, aux Participants (i) les frais de port constitués exclusivement des frais d’envoi par le Participant au Prestataire, des Demandes de participation papier, (ii) ainsi que toute autre somme définie par le Client dans le cadre de l’Opération. Les frais de timbre, lorsque ceux-ci sont remboursés au consommateur, le sont sur la base des tarifs postaux en vigueur à la date du remboursement au consommateur, toute augmentation ultérieure ou en cours d’Opération par rapport aux tarifs postaux en vigueur à la date du devis ou du contrat restant à la charge du Client.

Envoi des dotations Le cas échéant, le Prestataire s’engage à envoyer aux Participants les dotations prévues dans le cadre de l’Opération concernée, conformément aux modalités détaillées dans le Devis correspondant.

Stockage et Destruction des justificatifs relatifs aux Demandes de participation traitées
Le Prestataire s’engage à conserver les justificatifs, physiques et dématérialisés, fournis dans le cadre des Demandes de participation, pendant au moins (3) mois suivant leur réception. Dans le cas où le Client souhaiterait que des archives soient conservées plus longtemps, notamment sur demande de son assurance, ces archives feront l’objet d’une tarification propre.

Statistiques
Les remontées et statistiques concernant l’ensemble des Demandes de participation traitées par le Prestataire sont mises à jour toutes les 48 heures par le Prestataire et consultables par le Client, au moyen de son code personnel confidentiel, sur le site https://portail.highco-data.fr/, rubrique « MYDATA STATS ». Le Prestataire conserve les données de remontées et de statistiques pendant douze (12) mois après la date de fin de validité de l’Opération sur le site. Passé ce délai, et si les remontées sur les trois (3) derniers mois ont été nulles, ces données ne seront plus disponibles sur le site et seront archivées.

3) CONDITIONS FINANCIERES SPECIFIQUES AUX ACTIVITES DE GESTION D’OPERATIONS PROMOTIONNELLES

Modalités de paiement des frais de gestion
Les Prestations peuvent faire l’objet de deux types de rémunération : une rémunération « au réel » et une rémunération forfaitaire uniquement proposée à la discrétion du Prestataire. Rémunération « au réel » Le prix des Prestations figurant sur le Devis comporte des frais fixes et des frais variables. Ces frais s’entendent hors taxes et sont facturés le mois de la mise en place de l’Opération et/ou mensuellement. Le montant de la rémunération est déterminé en fonction du nombre réel de remontées de l’Opération (nombre de demandes de remboursement adressées au Prestataire en vue d’un remboursement au Participant, (« les Remontées »). Dans le cadre d’une rémunération « au réel » uniquement, et s’il l’estime utile, le Client fera son affaire personnelle de la souscription d’une police d’assurance destinée à couvrir les dépassements des Estimations de Remontées, tels qu’elles figurent sur le Devis. Il lui appartiendra, à ce titre, de communiquer à son assureur, sous sa seule responsabilité, l’ensemble des informations relatives aux conditions de mise en place des Opérations et à veiller à leur conformité eu égard aux options qu’il retiendra dans ce cadre. Rémunération forfaitaire Une rémunération forfaitaire peut être appliquée en accord avec le Client. Cette rémunération forfaitaire est calculée sur la base de l’Estimation de Remontées et des tarifs appliqués par le Prestataire. En conséquence du caractère forfaitaire de la rémunération, le Client ne peut exiger une diminution de celle-ci, pour quelque raison que ce soit, et notamment si les Remontées réelles sont inférieures aux Remontées estimées. La rémunération forfaitaire s’entend hors taxe et est facturée en totalité à la date de signature du Devis, payable par virement ou par chèque à réception de la facture. A défaut de paiement, les Prestations ne seront pas effectuées.

Modalités de paiement des Débours Les avances de fonds sur Débours sont uniquement exigées dans le cas où les Opérations nécessitent un remboursement de la part du Prestataire aux Participants et lorsque la rémunération se fait « au réel ». Afin de permettre au Prestataire de rembourser aux Participants la valeur faciale figurant sur les supports de l’Opération (ainsi que les frais de timbre, lorsque les conditions de l’Opération le prévoient), le Client devra verser par chèque ou par virement au Prestataire, au plus tard quinze (15) jours avant le démarrage de chaque Opération, une avance de fonds correspondant à la demande de provision sur Débours émise par le Prestataire. En cours d’Opération, si le solde du Client est débiteur au titre des Débours, le Prestataire établira une demande d’avance de fonds sur Débours complémentaire et le Client devra en honorer le paiement à réception.